Estructura Funcional CÀRITAS DIOCESANA DE LLEIDA  2014-16 

 ÀREA DE SERVEIS GENERALS

 

Programa d’ADMINISTRACIÓ I RECEPCCIÓ      LogoDOCUMENTACIOpng

 

Definició

     Gestiona la primera atenció al públic de les persones que s’adrecen a Càritas (usuaris, voluntaris, donants, col·laboradors, institucions, socis i públic en general)

   Gestiona els recursos materials i els d’àmbit laboral de les persones professionals de l’entitat, tenint presents els valors i principis de Càritas.

Coordina la implantació del pla de qualitat i el compliment de la normativa de prevenció de riscos laborals.

 

Objectiu general:

– Cobrir totes les necessitats administratives i de gestió derivades dels programes que es desenvolupen a Càritas Diocesana de Lleida. Així com realitzar les gestions i tràmits generals pròpies de la institució que se’n deriven de les seves obligacions legals.

– Gestió i compliment de les obligacions laborals.

Objectius específics:

– Fer una gestió econòmico-administrativa de l’entitat, eficaç i transparent  fonamentada en el MAS.

– Vetllar per l’aplicació de les noves tecnologies que agilitzin els processos administratius i comptables.

– Fer les propostes pressupostàries i de finançament necessàries per atendre les necessitats materials de l’activitat dels diferents programes de l’entitat.

– Dur a terme una administració assenyada i responsable dels recursos econòmics i materials amb els que compta l’entitat.

– Gestionar els processos de captació, inscripció, relació habitual i baixa de socis, col·laboradors i donants.

– Cercar noves fonts de finançament.

 

Propostes i accions concretes:

 1.- Aplicar a la gestió econòmic-comptable integrada utilitzant el programa SICCE i els programes informàtics adients.

 2.- Implementar els programes de formació necessaris per qualificar el personal administratiu a les necessitats de Càritas Diocesana.

 3.- Gestió de socis i captació de nous recursos.

 4.- Fer un protocol d’agraïment per donatius, respectant els casos que no ho vulguin.

 5.- Coordinar, de forma àgil, l’àrea d’administració amb les diferents àrees, per donar una eficient resposta a les seves demandes de gestió administrativa.

 6.- Vetllar perla formació dels voluntaris del programa d’administració, per tal de que tinguin una preparació adequada a la tasca a desenvolupar.

 7.- Recerca i incorporació de nous voluntaris per desenvolupar tasques tant administratives com de serveis i manteniment.

 8.- Integració del servei de recepció i atenció al públic en el programa d’administració, amb els objectius següents:

 – Realitzar la recepció i la primera acollida de totes aquelles persones i institucions que s’adrecen a Càritas, personalment o telefònicament, a fi efecte d’informar-les i si cal derivar-les al les persones o serveis que correspongui.

– Donar resposta a les sol·licituds d’informació puntual que es poden resoldre des del servei de recepció.

– Canalitzar les demandes de les persones o entitats cap als diferents serveis (propis o no) ja siguin formulades de forma presencial o telefònica.

 – Realitzar l’atenció telefònica

– Donar suport als programes d’atenció en tasques administratives com: programació de visites i gestió dels espais d’acollida.

 – Desenvolupar una gestió informatitzada de l’ús de les sales d’atenció i de reunió.

 – Desenvolupar una gestió informatitzada de l’agenda de visites dels diferents programes d’atenció, així com de les activitats programades per Càrites.

 9.-Adequar els espais i els horaris de recepció. Aquest servei vetllarà per una primera acollida més personalitzada en els casos que calguin.

 10.- Cercar un responsable del servei de recepció, que coordini els voluntaris i els professionals que hi participin. Aquest responsable formarà part de l’equip d’administració.

 11.- Vetllar per la formació dels nostres voluntaris, per tal de que tinguin una visió acollidora i positiva de la immigració.

12.- Recerca i incorporació de nous voluntaris, desenvolupant la participació, sobretot d’immigrants i de les persones ateses.